Britanska ambasada u Podgorici je dio svjetske mreže koja zastupa britanske političke, ekonomske i konzularne interese u inostranstvu i sada želi zaposliti stalnog službenika za korporativne usluge koji će biti odgovoran za održavanje nesmetanog rada operacija ambasade. To će uključivati rad sa kolegama sa sjedištem u Velikoj Britaniji na održavanju informatičke infrastrukture ambasade, nadgledanje održavanja zgrade ambasade i stambenih objekata i organizovanje procesa odlaska i dolaska diplomatskog osoblja i njihovih porodica.
OBLAST:
administracija
OPIS
Glavni zadaci i obaveze:
1. ITSO i pokriće za DITSO (40%)
· Voditi menadžment informacijama i osiguranje za ambasadu: osigurati da je ambasada u potpunosti u skladu sa relevantnim zakonima Velike Britanije, Crne Gore i stranim propisima Kancelarije za Zajednicu i razvoj (FCDO) o upravljanju informacijama i zaštiti podataka;
· Pružanje kontaktne tačke za IT korisnike u Podgorici u vezi sa svim informatičkim pitanjima koja služba za pomoć ne može daljinski riješiti;
· Podrška upravljanju IT infrastrukturom i održavanju servera, sistema, mrežne i aplikativne podrške;
· Podržati uređaje krajnjih korisnika i ponašati se kao lokalna podrška službe podrške koja odgovara na upite, uključujući podršku telekomunikacijama i video konferencijama;
· Administracija i održavanje samostalnih mašina i lokalnih mreža ambasade;
· Proaktivno održavati IT infrastrukturu, prijavljujući incidente i degradacije u performansama službi za pomoć i eskalirajući ispravnim kanalom po potrebi;
· Povezati se sa službom za pomoć kako bi se riješila IT pitanja na radnom mjestu i djelovati kao kontakt osoba za tehničke posjete;
· Upravljanje tačnim popisom IT opreme;
· Prva kontaktna tačka za službene telefone i internet veze (stambeni i kancelarijski fiksni telefoni, mobilni telefoni, službene pretplate na internet, otkazivanje i rješavanje problema).
2. Poslovi i administracija stanova (40%)
· Djelovati kao kontakt osoba za osoblje za bilo kakva pitanja održavanja nekretnina i osigurati da se problemi rješavaju u skladu s Poveljom korporativnih usluga;
· Nadgledati i potpisati projekte, preventivne i reaktivne radove prema FCDO i lokalnim standardima;
· Zahtijevati isplate i nadgledati budžete za održavanje sa kolegama iz korporativnog servisa, službenicima za tehničke radove i supervizorima za tehničke radove;
· Osigurati da se nabavkom nekretnina efikasno upravlja i usklađuje sa globalnom politikom, radeći sa čvorištem nabavke i menadžerom korporativnih usluga;
· Upravljanje zalihama i skladištem;
· Izvršiti i dokumentovati inspekcije imovine i procjene rizika za stambene i poslovne prostore;
· Osigurati redovno održavanje i provjeru sistema i podataka o nekretninama;
· Povezati se sa Kancelarijom za tehničke radove i Supervizorom tehničkih radova kako bi se osiguralo poštovanje ispravnih standarda;
· Priprema i odgovaranje na zahtjeve revizije i godišnje izvještaje o usklađenosti;
· Praćenje energije i potrošnje i sprovođenje inicijativa za održivost na mjestu;
· Proaktivno prijavljivanje svih rizika šefu korporativne službe/menadžeru korporativnih usluga;
· Pružiti primjenu zdravstvene politike i zaštite na radu, obuku i standarde;
· Pomoći ostalim članovima tima za korporativne usluge po potrebi;
· Učestvovati u kriznim aktivnostima;
· Djelovati kao pokriće za menadžera korporativnih usluga.
3. Protokol (20%)
· Imati procese dolaska i odlaska diplomatskog osoblja i njihovih porodica koji osiguravaju efikasno upravljanje procesima kako bi se ispunili traženi rokovi;
· Voditi evidenciju o trenutnim i budućim dolascima i odlascima kako bi se osigurala proaktivna administracija;
· Raditi sa menadžerom korporativnih usluga na stvaranju i održavanju paketa dobrodošlice i odlaska. Tražiti i porediti redovne povratne informacije od kupaca;
· Kompletni interni i eksterni povratak u vezi s diplomatskim osobljem i njihovim porodicama;
· Savjetovati i podržati postupak izdavanja viza za radna putovanja diplomata;
· Kompletni procesi uvoza i izvoza za diplomatsko osoblje i njihove porodice (vozila, teški prtljag i vazdušni prevoz);
· Pružiti redovna, jasna i pravovremena ažuriranja o pitanjima protokola.
USLOVI
– Tečno znanje engleskog jezika (usmeno i pismeno, minimalni nivo C1);
– Tečno znanje crnogorskog jezika (usmeno i pismeno);
– Radno znanje o IT hardveru i softveru i iskusni korisnik Microsoft Office i Teams i pokazati sposobnost za razvijanje daljnjih IT vještina;
– Najmanje dvije godine iskustva u korisničkoj službi koja pokazuje snažne međuljudske vještine i orjentaciju prema kupcu;
– Upoznati sa postupcima nabavke;
– Otpornost; sposobnost nositi se sa pritiskom i fleksibilno raditi kako bi se izborili sa konkurentskim zahtjevima;
– Proaktivni stav, sposobnost pronalaženja rješenja i reagovanje na promjenu prioriteta;
– Sposobnost dobrog organizovanja s pažnjom na detalje i praćenja zadataka, dobre komunikacije sa kolegama iz osoblja i pružaocima usluga.
Poželjne kvalifikacije i iskustva:
– znanje o lokalnom i VB zdravlju i sigurnosti;
– iskustvo održavanja servera, cloud računarstva i telefonije i upoznatost sa najnovijim dostignućima u IT sektoru;
– iskustvo u nadgledanju timova za održavanje.
Zahtijevane kompetencije: donošenje efikasnih odluka, vođenje i komuniciranje, pružanje vrijednosti za novac, upravljanje kvalitetnom uslugom.
NAČIN PRIJAVE
Prijave se vrše na linku: https://fco.tal.net/…/candidate/eform/6831439/page/1
ROK ZA PRIJAVU:
28. oktobar 2020. godine